Por que você deve implementar um software de gestão de operações para sua equipe?

Gestão de negócios, gestão de pessoas, gestão financeira, gestão de processos… são palavras que estão “na moda” e fazem parte do dia a dia de qualquer profissional na atualidade. Afinal, mesmo quando gerido dentro de uma hierarquia organizacional, o profissional também deve fazer a sua própria gestão das suas atividades e operações.

A questão é que, diante de números, dados, informações, pessoas, processos, rotinas e diversas outras coisas que fazem parte do cotidiano de um profissional, é preciso buscar soluções e inovações que possam agrupar e organizar tudo isso de maneira mais simples e clara. Tabelas, planilhas e pastas em arquivos até ajudam, mas têm suas limitações. Hoje, alternativas mais sustentáveis já existem e são acessíveis em termos de negócios.

A solução? Um software de gestão de operações. Por isso, vamos apontar alguns motivos para que você considere implementar um para a sua equipe e seu negócio.

Uma compreensão do que é um software de gestão

Um software de gestão permite que os colaboradores de uma empresa, inseridos em uma estrutura de processos, rotinas e organização, alcancem as metas operacionais e de negócio em um ciclo de melhorias e apoiados pela tecnologia adotada que está embarcada no software. Entre as principais funções e benefícios, um software deve, obrigatoriamente fazer:

  • Planejamento: ter capacidade para planejar projetos e ações de acordo com todo o histórico antecedente com facilidade.
  • Acompanhamento: estar por dentro de toda a evolução em termos de conclusão, prazos e custos envolvidos.
  • Notificações: alertar as pessoas certas, no momento certo de que algo está errado ou foi executado com sucesso.
  • Agendamento e gestão de tempo: fazer registros facilmente do tempo e cronograma para as operações das equipes.
  • Alocação de recursos: ter a certeza de que os profissionais estão trabalhando nas coisas certas e no momento certo.
  • Custos: ir além do tempo e verificar também as alterações no orçamento em tempo real.
  • Comunicação: facilidade em publicar comentários, notas e avisos e facilidade de visualização das partes envolvidas e backup do histórico do que foi falado.
  • Documentação: acesso, controle, gestão de documentos simplificados.
  • Facilidade de uso: a usabilidade de ser simples e fácil para todos os usuários, de ponta a ponta em toda a hierarquia organizacional. Ele deve ser um catalisador das operações e não um gargalo.
  • Personalizável e adaptável: o software deve se ajustar e adaptar às demandas e necessidades das equipes e empresas em que ele está implementado.

Um software de gestão de operações deve se encaixar dentro das compliances estabelecidas com foco na otimização delas próprias e na redução da variação do desempenho operacional. Para que tais objetivos sejam alcançados, a implementação deve ser consistente e uma cultura de confiança no sistema também deve ser trabalhada.

Benefícios de um software de gestão de operações

Os benefícios de implementar um software de gestão de operações no seu negócio são vários. Os reflexos podem ser vistos e sentidos em aspectos como:

  • segurança;
  • qualidade operacional;
  • eficácia;
  • normas ambientais.

Além de favorecer e simplificar o surgimento de novas metodologias de trabalho, os softwares também beneficiam a otimização e melhor uso de recursos, equipamentos e ativos disponíveis.

Ao investir em uma solução de gestão operacional, é preciso considerar que você faz uma aposta em algo que oferece processos e metodologias transparentes para identificação e priorização de riscos, para estabelecer e monitorar o alcance de objetivos e comunicar riscos a colaboradores e gestores, para que todos possam movimentar recursos e esforços para que tais riscos sejam mitigados.

Gestão de operações e manutenção com um CMMS

Para empresas que possuem equipes que executam tarefas mais complexas e diversificadas como manutenção corretiva e preventiva, limpeza, controle de estoque, gestão de frotas e tantas outras, uma solução para automatizar os processos e simplificar as rotinas é crucial para ter uma equipe altamente produtiva e satisfeita com o trabalho.

O software para gestão neste caso, é um CMMS – Computerized Maintenance Management System – ou, Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizada em bom português.

Um CMMS é utilizado para estabelecer uma comunicação contínua e simplificada entre executivos, diretores, gestores, técnicos e todos os envolvidos, de ponta a ponta, no processo de geração de dados e informações e tomadas de decisão de um negócio.

Por meio do sistema, é possível estabelecer metas, prioridades, alocar recursos, mitigar riscos e ter uma operação focada em resolver problemas antes mesmo que causem grandes impactos negativos e tornar a experiência dos clientes satisfatória e memorável.

Um CMMS permite a criação de uma implementação que constrói o know-how da empresa, retém o conhecimento institucional e permite a melhoria contínua.

Ou seja, permite uma supervisão e governança mais consistentes, gerando maior previsibilidade e confiabilidade.

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