Como implementar uma gestão de estoque eficiente

A gestão de estoque é um fator crítico no desempenho e performance das operações de uma empresa. Saiba mais:

Se você consegue reduzir ruídos e dos processos em toda a cadeia de suprimentos, é possível reduzir custos e aumentar a eficiência da operação. Uma gestão de estoque estratégica é focada na satisfação dos clientes e dos colaboradores do seu negócio. O objetivo é fazer com que toda a estrutura organizacional seja dinâmica e evolutiva.

Na teoria, tudo parece fácil, não é? Não é tão simples assim. Mas vamos mostrar o caminho das pedras aqui para que você, a sua equipe e o seu negócio possa ter uma gestão de estoque eficiente.

Ter conhecimento e certeza de que todo o inventário está onde ele deveria estar é a grande dor e um dos principais problemas das companhias atualmente. Seja em hotéis, indústrias, no varejo ou qualquer outra infraestrutura que necessite de um estoque para abastecer suas operações diárias, essa dor está lá, presente e latente.

Portanto, o que fazer para resolver o problema? O primeiro passo começa com a identificação e diagnóstico da situação.

Como identificar problemas na gestão de estoque

O primeiro ponto é fazer uma análise que vá além do estoque e seja feita em cima da capacidade.

Ao trabalhar com estoque e fazer rastreamento é preciso considerar mais do somente aquilo que entra e sai e quando entra e quando sai. Analisar a capacidade envolve o rastreamento de ativos, equipamentos, armazenamento e até os recursos humanos disponíveis para as atividades.

É preciso fazer as seguintes questões antes de qualquer coisa:

  1. O material pode ser movido?
  2. Há um espaço apropriado?
  3. Por quanto tempo o espaço estará disponível?As informações obtidas das perguntas acima vão servir para melhorar toda a programação de compras e definição de funções e tomadas de decisões voltadas para otimizar o fluxo do estoque.

Estar atento à validade do estoque também é importante, afinal, ao longo do tempo, é natural que equipamentos, ativos ou todo o inventário percam valor.

Materiais parados ocupam espaço e tomam recursos de outros itens que poderiam estar em condições melhores. Incentivar o uso, fazer promoções, vender ou até fazer doações são as soluções para qualquer estoque que esteja, literalmente, criando teias de aranha ali. Na pior das hipóteses, a reciclagem ou o descarte adequado dos resíduos também são soluções.

Os caminhos para uma gestão de estoque eficiente

O primeiro passo para ter uma gestão de estoque qualificada e eficiente é ter previsibilidade. O que isso significa? É saber identificar e já ter planos definidos para situações como:

  • Alto volume de operações e vendas;
  • sazonalidade;
  • eventos;
  • entre outros.A previsibilidade é a base para ter uma gestão de estoque consistente e sem problemas. Ela envolve as etapas da cadeia de suprimentos e logística de ponta a ponta, que vai desde a capacidade de estoque existente até às demandas dos profissionais e consumidores da sua empresa. Ou seja, o estoque deve estar conectado e integrado à todo seu negócio.

Mais uma vez, sempre fazer questionamentos sobre uma determinada situação podem ajudar toda a equipe a se posicionar melhor diante do cenário existente.

O que está causando o alto volume operacional? Estamos em alguma época – estação, períodos comemorativos, férias etc – que afeta as rotinas dos colaboradores? Há muitos eventos programados para daqui um tempo?

São questões básicas que deve ser tornar um hábito de uma equipe de manutenção, equipe de vendas e todos os profissionais envolvidos para que a experiência dos clientes não seja afetada. Empresas que têm boa gestão de estoque conseguem identificar que podem se desenvolver rapidamente e ter mais ofertas e opções de crescimento.

É preciso ir além do custo de cada unidade em estoque. Para se fazer uma gestão de alto nível, é preciso ter uma visão macro e entender quanto, em termos de custo, o estoque afeta toda a estrutura e modelo de negócio. Saber quanto custa fazer movimentação, estocagem e reabastecimento permite aplicar melhorias em toda a gestão como ter mais proteção em relação ao aumento de custos do mercado, aumentar a margem de lucro e ter uma agenda mais ajustada em relação à oferta e demanda.

O papel da tecnologia para uma gestão de estoque eficiente

Em tempos de Internet das Coisas, Indústria 4.0, transformação digital e vários outros aspectos tecnológicos que, cada vez mais, fazem parte das rotinas diárias de uma pessoa, no âmbito profissional, não é diferente. Aliás, muitos desses novos recursos surgem justamente para tornar o trabalho mais qualificado, ágil e eficaz.

Quando falamos de gestão de estoques, não é diferente. Existem inúmeras soluções, sistemas, softwares focados na otimização dos processos.

Entretanto, nem sempre eles são bons como dizem ser e acabam atrapalhando mais do que ajudando. Optar por um software que auxilie na gestão de estoque exige investimentos e a tomada de decisão deve ser cuidadosa.

Um software deve auxiliar, principalmente em questões como:

  • Rastreamento;
  • Automação;
  • Centralização de dados e informações;
  • Acompanhamento e análise em tempo real.

Com esses poderes em mãos, toda a rotina de gestão de estoque será mais ágil, qualificada e estará sob total controle das equipes responsáveis.

Rastreamento

O rastreamento é útil e importante para saber exatamente onde está um determinado ativo, com quem está e para qual finalidade está sendo direcionado.

Automação

A automação, como o seu próprio conceito já diz, serve para ter um controle automático em que um sistema verifica, mede e faz correções sem a intervenção humana. São comandos programados que, na gestão de estoque, por exemplo, podem executar um comando e, consequentemente, reduzir o uso de mão de obra, reduzir custos operacionais e dar mais velocidade de produção.

Centralização de dados e informações

Na era do Big Data, ter dados centralizados e informações embasadas é crucial para o crescimento dos profissionais, de uma equipe e de todo o negócio. Por isso, contar com uma solução que possa absorver dados, gerar relatórios e oferecer informações úteis aos envolvidos é algo mais que básico atualmente.

A geração de dados também pode ser simplificada por meio de soluções como etiquetas NFC ou Códigos QR. Ferramentas úteis para captura e armazenamento de dados.

Acompanhamento em tempo real

Para acompanhar o ritmo e a velocidade em que todo o tipo de informações de negócio circulam hoje, só mesmo uma solução de acompanhamento em tempo real é eficaz para manter equipes constantemente atualizadas sobre qualquer cenário. O fato de não ter que esperar a informação de terceiros já é uma grande vantagem em toda a cadeia produtiva e todo o processo de gestão – não só de estoque – em uma empresa.

Contar com as mais recentes tecnologias e abordagens é fundamental para alcançar um gerenciamento qualificado de estoques. Isso significa que sua empresa pode crescer mais rapidamente e contar com um sistema que:

  • Informa a localização em tempo real do seu inventário.
  • Verifica ações tomadas.
  • Faz armazenamento com inteligência.
  • Produz rótulos e etiquetas de identificação.
  • Acompanha prazos e períodos de validade.
  • Define níveis de estoque.
  • Têm prioridades bem definidas e sempre atualizadas.

Para ter uma gestão de estoque bem organizada e ainda saber como reduzir o lixo da sua empresa, faça o download da nossa planilha em excel para controle de estoque e um manual prático sobre como lidar com o lixo gerado em seu negócio.